A Duplicata Escritural traz mais rastreabilidade para as relações comerciais a prazo e muda também a forma como algumas informações relacionadas aos títulos circulam entre fornecedores e empresas pagadoras.

Entre os pontos que merecem atenção está o aceite da duplicata, uma manifestação relacionada ao reconhecimento da obrigação representada pelo título.

Para empresas que recebem um grande volume de documentos fiscais e trabalham com centenas ou milhares de fornecedores, incorporar essa atividade à rotina financeira exige processos bem definidos.

Mas o que significa aceitar uma duplicata? Quando ela pode ser recusada? E qual é o papel do pagador nesse processo?

O que é o aceite de uma duplicata?

De forma simplificada, o aceite é a manifestação pela qual o pagador reconhece a obrigação de pagamento representada pela duplicata.

A duplicata nasce de uma relação comercial: uma empresa vende um produto ou presta um serviço a prazo e possui um valor a receber de outra companhia.

Nesse contexto, temos dois participantes principais:

• fornecedor: realiza a venda ou prestação de serviço e possui o valor a receber;
• pagador: adquiriu o produto ou serviço e possui a obrigação de pagamento.

Com a Duplicata Escritural, informações e eventos relacionados ao título passam a ser mantidos eletronicamente nos sistemas de escrituração.

O aceite é um desses eventos.

Qual é o papel do pagador?

O pagador tem participação importante no ciclo da Duplicata Escritural.

Os sistemas devem permitir o acesso às informações dos títulos emitidos contra a empresa e possibilitar as manifestações previstas para essas duplicatas.

Na prática, isso significa que o financeiro precisa estar preparado para identificar os títulos que demandam alguma ação e tratar essas informações dentro de sua rotina.

Isso pode envolver atividades como:

• consultar duplicatas emitidas contra a empresa;
• conferir as informações relacionadas à operação comercial;
• identificar títulos que demandam manifestação;
• realizar o aceite quando aplicável;
• informar eventual recusa;
• acompanhar alterações e eventos relacionados ao título.

Portanto, a adaptação à Duplicata Escritural não termina na conexão tecnológica com o novo ecossistema. É necessário definir como essas informações serão incorporadas ao processo de contas a pagar.

Aceite e pagamento são a mesma coisa?

Não.

O aceite está relacionado ao reconhecimento da obrigação representada pela duplicata.

O pagamento, por sua vez, corresponde à liquidação financeira dessa obrigação.

Isso significa que o aceite pode ocorrer antes da data de vencimento do título.

Essa distinção é importante porque, entre a emissão e o pagamento, a duplicata pode passar por outros eventos — inclusive uma eventual negociação do recebível pelo fornecedor.

O pagador pode recusar uma duplicata?

Sim, mas a recusa não deve ser tratada como uma decisão arbitrária.

A legislação das duplicatas prevê hipóteses específicas que podem justificar a recusa, relacionadas, por exemplo, a problemas com a entrega das mercadorias, vícios ou diferenças na qualidade ou quantidade e divergências nos prazos ou preços ajustados.

Em operações de prestação de serviços, também existem hipóteses previstas para a recusa.

Por isso, as empresas precisam conectar o processo de manifestação às informações comerciais que deram origem ao título.

O contas a pagar pode precisar consultar outras áreas ou sistemas para verificar se determinada cobrança corresponde ao que efetivamente foi contratado, entregue e aprovado.

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O que acontece se o fornecedor negociar a duplicata?

Uma duplicata representa um direito de recebimento e pode ser utilizada pelo fornecedor em uma operação de crédito.

Nesse caso, o direito sobre aquele valor pode ser transferido antes do vencimento.

É justamente por isso que a rastreabilidade da Duplicata Escritural é relevante.

Informações sobre titularidade e outros eventos relacionados ao recebível permitem acompanhar quem possui o direito sobre aquele crédito.

Para o pagador, isso significa que a gestão não envolve apenas saber quanto e quando pagar, mas também acompanhar as informações necessárias para que a liquidação seja realizada corretamente.

O que muda no contas a pagar?

Empresas com poucos fornecedores podem ter uma realidade operacional relativamente simples.

Mas imagine uma companhia que recebe milhares de documentos fiscais todos os meses.

Nesse cenário, cada duplicata pode representar um título que precisa ser identificado, conciliado com informações internas e eventualmente submetido a alguma manifestação.

O desafio passa a ser administrar esse volume sem transformar a nova infraestrutura em uma sequência de atividades manuais.

Por isso, alguns pontos ganham importância:

Centralização das informações
A equipe precisa ter visibilidade sobre os títulos emitidos contra a empresa e seus respectivos status.

Definição de responsabilidades
É importante determinar quem analisa as informações e quem realiza as manifestações.

Integração com os processos internos
O tratamento das duplicatas precisa conversar com documentos fiscais, aprovações, fornecedores e pagamentos.

Acompanhamento dos títulos
A empresa deve conseguir identificar quais duplicatas exigem atenção e quais já tiveram as ações necessárias realizadas.

Como preparar a empresa para o processo de aceite?

O primeiro passo é mapear como a organização valida atualmente suas obrigações com fornecedores.

Depois, é possível identificar como as Duplicatas Escriturais serão incorporadas a esse fluxo.

Algumas perguntas ajudam:

• Quem será responsável por acompanhar as duplicatas?
• Como será feita a validação das informações?
• Quem poderá realizar manifestações?
• Como serão tratadas eventuais divergências?
• Os sistemas utilizados atualmente estão preparados?
• Como a empresa acompanhará grandes volumes de títulos?

Quanto antes essas respostas estiverem definidas, menor tende a ser o impacto da adaptação sobre a rotina financeira.

Como a Líber pode apoiar o pagador?

A Líber está integrada à CERC, B3 e Núclea e permite centralizar a gestão das Duplicatas Escriturais emitidas contra a empresa.

Em um único ambiente, o pagador pode acompanhar seus títulos e identificar aqueles que demandam manifestação, trazendo mais visibilidade e organização para a rotina do contas a pagar.

Assim, a adaptação à Duplicata Escritural pode ser incorporada aos processos financeiros sem criar uma gestão fragmentada entre diferentes ambientes.

E essa adequação pela Líber não possui custo adicional.

Fale com nossos especialistas e entenda como preparar seu contas a pagar para a Duplicata Escritural.